Ya teníamos ganas de abordar la Ley de Protección de Datos para inmobiliarias. Como expertos que somos en diseño de web para inmobiliarias, es algo con lo que tenemos que lidiar a diario, y nos preocupa que algunos profesionales desconozcan las implicaciones que tiene.
¿Sabías que la Agencia de Protección de Datos puede imponer multas hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual de la empresa o al agente inmobiliario autónomo por no informar del almacenamiento de datos?
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Derechos Digitales (LOPD-GDD) ha llevado a numerosas empresas a trabajar a contrarreloj para adaptarse a las disposiciones de la norma. El reglamento, que ya se aplica a todos los profesionales y empresas, establecidas o no en la Unión Europea, que tratan datos personales de personas residentes en Europa, contempla sanciones y multas para aquellos que no hagan un uso adecuado de los datos personales de sus clientes.
Mi inmobiliaria, ¿tiene que cumplir la Ley de Protección de Datos?
Con la incorporación de las nuevas tecnologías inmobiliarias a la vida diaria de millones de personas, se ha instalado en la sociedad un continuo tráfico de datos. Si bien es necesario para muchas de las operaciones que realizamos en nuestro día a día en nuestra inmobiliaria, la ley te obliga a garantizar que este intercambio de datos de carácter personal sea seguro y privado.
Si te preguntas si estás obligado como agente inmobiliario a cumplir con la LOPD-GDD, la respuesta es SÍ, lo estás. En tu día a día recopilas y almacenas datos de tus clientes en un CRM inmobiliario que en algunos casos son utilizados para fines comerciales.
¿Y si soy autónomo? Pues también. Si en el ejercicio de tu labor profesional almacenas datos de carácter personal, como nombres, direcciones físicas o de correo, estás obligado a cumplir con esta ley.
¿Por qué cumplir con la LOPD-GDD?
Porque nuestra Constitución garantiza en su artículo 18 como derecho fundamental la protección de la intimidad personal. La Ley de Protección de Datos garantiza que esa protección sea efectiva, estableciendo la forma correcta de almacenar, modificar o tratar estos datos.
Además, como te hemos comentado al comienzo de esta entrada, las multas que establece la Agencia de Protección de Datos pueden ser muy altas, las sanciones económicas pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual de la empresa o el trabajador autónomo. Ni que decir tiene que a parte de la Agencia, un posible incumplimiento podría derivar en acciones judiciales por parte de los afectados.
En resumidas cuentas, se trata de un tema muy serio con el que debes estar al día sí o sí en tu agencia inmobiliaria.
El nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
Entró en vigor en mayo de 2016 y es aplicable a partir de 25 de mayo de 2018
El RGPD es una norma directamente aplicable, que no requiere de normas internas de transposición ni tampoco, en la mayoría de los casos, de normas de desarrollo o aplicación. Por ello, los responsables deben ante todo asumir que la norma de referencia es el RGPD y no las normas nacionales.
El RGPD contiene muchos conceptos, principios y mecanismos similares a los establecidos en la normativa anterior. Por ello, las organizaciones que ya cumplían con la LOPD española tienen una buena base de partida para evolucionar hacia una correcta aplicación del nuevo Reglamento.
Con el RGPD deberás adquirir un mayor compromiso con la privacidad y la gestión de los datos de tus clientes; se modifica algunos aspectos del régimen actual y contiene nuevas obligaciones que deben ser analizadas:
Consentimiento
Se refuerza para pasar a ser claro, afirmativo, expreso e inequívoco.
Algunas actividades de tratamiento de datos requieren el consentimiento de las personas involucradas. Además, debes poder demostrar que se otorgó el permiso.
Transparencia y licitud en el tratamiento
Se reconoce el derecho de las personas a ser informadas de forma clara y precisa sobre el tratamiento de sus datos personales.
Se exige la minimización de datos, es decir, que sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación a los fines para los que son tratados. Deben ser exactos y actualizados.
Los tratamientos iniciados con anterioridad al inicio de la aplicación del RGPD sobre la base del consentimiento seguirán siendo legítimos siempre que ese consentimiento se hubiera prestado del modo en que prevé el propio RGPD, es decir, mediante una manifestación o acción afirmativa.
Cláusulas
Es necesario actualizar las cláusulas de los contratos, tanto respecto a los terceros que contratemos para que nos presten un servicio (nos tenemos que asegurar que cumple con la normativa), como los de los nuestros pacientes.
Confidencialidad
Los datos que tratáis son muy sensibles, datos especialmente protegidos por lo que se debe poner por escrito el compromiso de confidencialidad de todos los trabajadores así como las repercusiones si faltan al mismo.
Proveedores
Es necesario hacer una elección responsable de los proveedores externos que accedan a nuestros datos; nos referimos a los otros profesionales, asesores, los informáticos que llevan el mantenimiento de nuestro CRM inmobiliario, …
Nuevos Derechos
El RGPD contiene los ya tradicionales derechos ARCO y también algunos nuevos derechos. Además, establece condiciones concretas sobre el procedimiento a seguir para atender a los interesados en el ejercicio de sus derechos.
Recoge el derecho a la supresión o al olvido; reconociendo el derecho de los interesados a que sus datos sean suprimidos.
El derecho a la limitación del tratamiento permite el bloqueo temporal del tratamiento.
El derecho a la portabilidad permite que cualquier persona tenga derecho a que sus datos sean transmitidos a otro responsable de tratamiento sin que lo impida el responsable inicial, al que se los hubiera facilitado.
Sanciones
Con el RGPD se modifica sustancialmente el régimen sancionador; se disponen sanciones muy severas contra los responsables o encargados del tratamiento y contempla la posibilidad de que estos últimos tengan que indemnizar por daños y perjuicios.
Pasos para cumplir con la Ley de Protección de Datos para inmobiliarias – RGDP
Son de diversa índole y te llevarán más o menos tiempo dependiendo de la situación de tu negocio. No es lo mismo una inmobiliaria que nunca se haya preocupado de este tema y desee regularizar su situación, que una agencia de reciente creación que quiera cumplir con sus obligaciones:
Elabora un Registro de Actividades de tratamiento
El registro es un documento con fines de inventario y análisis, que debe reflejar la realidad del tratamiento de tus datos personales y permitirte identificar con precisión, entre otros:
- Los actores involucrados (responsable, encargado, representante, etc.) en el procesamiento de datos;
- Las categorías de datos procesados;
- El propósito del procesamiento (qué haces con los datos personales recopilados), quién tiene acceso y quiénes son los destinatarios de los datos personales;
- Por cuánto tiempo conservas los datos personales;
- Las medidas de seguridad técnicas y organizativas implementadas.
Además de ser una obligación establecida por el RGPD, el registro es una herramienta de control interno y, como se mencionó anteriormente, una forma de demostrar el cumplimiento del RGPD. Te permite documentar el procesamiento de tus datos y saber qué preguntas debes hacerte antes y durante el procesamiento de los datos: ¿realmente necesito ciertos datos para este procesamiento específico? ¿Es relevante conservar todos estos datos durante tanto tiempo? ¿Están los datos suficientemente protegidos?
Poner al día tu web
La recopilación de datos de los clientes no sólo afecta a aquellas acciones como llamadas telefónicas o visitas, también a los datos recopilados a través de tu web inmobiliaria.
Cumplir con la Ley de Protección de Datos en tu web es bastante sencillo y no te costará grandes desembolsos económicos ni mucho tiempo. Las acciones a realizar abarcan varios aspectos, todos ellos orientados a informar al usuario del tratamiento de los datos recogidos y de las condiciones de uso de tu web o blog.
Crear una página de Política de cookies
Las cookies son pequeños ficheros que se instalan en el ordenador de los usuarios de internet con la misión de seguir sus pasos y recopilar datos sobre sus preferencias, a fin de optimizar las acciones de marketing inmobiliario de la web que las instala.
No todo el mundo las tiene activadas, pero tu misión es avisar a los navegantes de tu web que las utilizas y obtener su consentimiento.
En la mayoría de los casos, cumplir con la política de cookies es sencillo. Bastará con instalar en tu web o blog uno de los mejores plugins para Inmobiliarias de WordPress que avise a los navegantes además de poner a su disposición el acceso a una página donde se detalla qué datos se almacenan y con qué fin.
Estas dos acciones (avisar al usuario nada más entrar en la web y crear una página donde se especifiquen el tipo de cookies utilizadas) reciben por parte de la Agencia Española de Protección de Datos el nombre de “capas”.
En la primera de ellas, mediante el plugin mencionado, se crea una popup o aviso como el que ves debajo de estas líneas. Es un sencillo aviso en el que se informa al usuario del uso de las cookies y se le permite el acceso a una página con más detalles.
Si por razones técnicas no deseas instalar el citado plugin puedes hablar con un informático para que instale mediante código html el aviso. Ten en cuenta siempre que este aviso no está completo sin la página mencionada, que representa la segunda capa de información que recomienda la AEPD.
Crear un Aviso Legal
La LOPD está íntimamente relacionada con la Ley 34/2002 de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI). Dicha ley implica una serie de acciones que deben ser llevadas a cabo en webs y blog de todo tipo, incluidos los del sector inmobiliario.
Una de estas acciones obliga a colocar de forma visible información relevante a disposición del usuario, que entre otros datos debe incluir:
- Nombre o denominación social y datos de contacto, como por ejemplo, domicilio, correo electrónico, teléfono y/o fax.
- Si la inmobiliaria está registrada en el registro mercantil como empresa, es conveniente señalar el número de inscripción.
- NIF o CIF de la persona o empresa que ostente la titularidad de la web o el blog.
Además de todos estos datos puedes incluir en el aviso legal otros aspectos como las condiciones de uso o los derechos de rectificación y acceso a los datos almacenados. Hemos preferido separarlos en dos epígrafes diferenciados, pero es perfectamente legal que los incluyas todos en la página de Aviso Legal mencionada.
Página de Condiciones de uso
Además del Aviso Legal y de la Política de Cookies habrás visto en muchas webs una página llamada Condiciones de Uso. Es más típica de las webs de ecommerce, en las que se especifican otros aspectos como las opciones de envío o plazos de devolución, pero también puedes utilizarla para los fines informativos que vamos a detallar.
Entre las condiciones de uso puedes detallar las siguientes:
- Misión de la información que ofreces en la web inmobiliaria.
- Normas de participación, en caso de que la web cuente con un blog inmobiliario donde se permitan comentarios, por ejemplo.
- Actitudes y/o comportamientos permitidos y no permitidos (orientado a que el usuario sepa que si hace comentarios ofensivos pueden ser eliminados).
- Resolución de conflictos.
Página de Política de Privacidad
La última de las páginas que deberías crear en tu web está relacionada con la información necesaria para que los usuarios ejerzan sus derechos ARCO.
Se denominan así al conjunto de acciones a través de las cuales una persona física puede ejercer el control sobre sus datos personales. Estos derechos están regulados en la LOPD. Son cuatro: Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición.
Sólo pueden ser ejercidos de forma personal por el titular de los datos o su representante legal.
Para que estos derechos puedan ser ejercidos, deberás poner a disposición de los usuarios de tu web una dirección física donde los titulares puedan dirigirse de forma clara.
Evita sanciones innecesarias
Por último, queremos terminar este post advirtiendo de algunas malas prácticas que hemos detectado en el mercado.
El primero de los casos es bastante típico, un cliente llama a una inmobiliaria respondiendo a un anuncio en el que está interesado. Un agente inmobiliario le pide “sólo como información” un número de teléfono y una dirección de correo, además de su nombre y apellidos.
Sin quererlo ni beberlo, el cliente se encuentra metido en una base de datos que no ha solicitado, además de que en ningún caso se le ha informado de los derechos de rectificación y cancelación a los que tiene derecho gracias al RGPD. Pues bien, debes saber que esta práctica sería motivo de sanción, porque el cliente no ha dado su consentimiento informado de ser incluido en ninguna base de datos inmobiliaria.
El segundo de los casos también es bastante típico y seguro que lo habrás visto en más de una ocasión. Te suscribes a un blog relacionado con un tema que te interesa y sin quererlo ni beberlo comienzas a recibir de forma insistente comunicaciones (incluso telefónicas) por parte de la empresa.
Aunque en este caso sí has sido tú el que ha consentido en ser inscrito en un registro, no siempre se informa de que los suscriptores a webs inmobiliarias y blogs aceptan recibir información comercial y mucho menos llamadas telefónicas.
Por eso te aconsejamos que siempre consultes a un experto que pueda recomendarte las acciones que debes contemplar para cumplir con la Ley de Protección de Datos de tu inmobiliaria. Cada caso es un mundo y es conveniente estar preparados.
En Inmogesco colaboramos con abogados expertos en protección de datos , para todos los temas de la Ley de Protección de Datos para inmobiliarias. Trabajan con la mayor profesionalidad y dedicación, para que estés tranquilo y seguro en el cumplimiento de estos asuntos que son de obligado cumplimiento.
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