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¿Cómo hacer una base de datos para inmobiliaria gratis en Access y Excel? + videos de ejemplos

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¿Te imaginas trabajar con un agente inmobiliario que continuamente te cambia el nombre o que no sabe qué propiedades está negociando? La imagen de la empresa quedaría gravemente dañada, y no es para menos. La información de los clientes (actuales y futuros) tiene que estar actualizada y lista para ser utilizada. Para eso sirve una base de datos inmobiliaria o software inmobiliario.

En el artículo de hoy te contaremos en qué consiste una base de datos inmobiliaria y cómo hacerla gratis en dos de los programas más utilizados, Access y Excel. También os dejaremos un ejemplo de una plantilla de Access para inmobiliaria.

¿Por qué es importante tener una base de datos para una inmobiliaria?

Como hemos comentado, tener los datos de los clientes a mano y sistematizados de alguna manera, te ayudará a ser más productivo.

Lógicamente, cuando no tienes más que tres o cuatro propiedades, no necesitas un gran sistema para recordar los nombres de tus clientes, ni las características de las propiedades.

Cuando el volumen aumenta, la cosa cambia.

Además, necesitas también registrar datos que difícilmente vas a poder guardar en tu memoria, como por ejemplo, el método de contacto favorito, cómo llegaste hasta este cliente o qué preferencias tiene.

La gestión de los datos de los clientes recibe el nombre de Customer Relationship Management, más conocida por sus siglas CRM o (software inmobiliario)

Es un sistema que te ayuda a gestionar toda la información procedente de tus clientes o leads (contactos comerciales), normalmente a través de un software.

¿Qué debe incluir una base de datos inmobiliaria?

¿Qué datos son importantes? ¿Es suficiente simplemente con el nombre y la propiedad?

Estas mismas preguntas se las hacen muchas personas que no han probado nunca a crear su propia base de datos de inmuebles.

Además, existen muchos formatos en las que puedes crearla. Existen bases de datos inmobiliarias en Access, en Excel o en otros formatos.

Lo importante es que tú decidas qué datos te pueden ayudar a tener una mejor relación con tus clientes, además de para poder analizar la evolución de tu negocio. Al menos deberías incluir:

  • Nombre y datos de contacto. Tanto si es un contacto interesado en una propiedad como una persona que desea vender su casa.
  • Propiedad. Si la persona de la base de datos está en ella porque desea vender una propiedad, deberás consignar todos los datos relacionados con ella. Este apartado debe incluir datos como la superficie, el número de habitaciones, el estado del inmueble o la localización.
  • Contactos. La gran diferencia entre una base de datos convencional y una superior es que incluye todos los contactos con el cliente. Así, sabrás cómo llegaron hasta ti y qué información proporcionar sin parecer despistado.
  • Datos de comportamiento. Existen muchos tipos de software CRM. Los más sofisticados son capaces de rastrear la actividad de tus clientes. Por ejemplo, si conectas tu base de datos con una web para inmobiliarias, podrás registrar los contactos que recibes a través de una landing page o de las redes sociales para inmobiliarias, además de permitir que tu equipo de ventas siga la trayectoria de los contactos que se realizan.

¿Cómo crear una base de datos inmobiliaria en Access?

Como hemos comentado, una base de datos inmobiliaria es una herramienta que te permite recopilar y organizar la información de tu empresa.

Puedes almacenar el tipo de información que desees, desde productos, contactos, personas, recursos, etc.

A veces, las bases de datos comienzan en una hoja de cálculo o en un editor de texto. Cuando la cosa va más allá o queremos sofisticar la recopilación de información para extraer conclusiones importantes para tomar decisiones, estas herramientas no son suficientes.

Imagina que quieres saber cuál de tus agentes inmobiliarios ha conseguido más ventas este mes o qué propiedades se han vendido más rápido en función de determinadas características.

¿Interesante, verdad? Para lograrlo es una buena idea utilizar una base de datos como Access.

Como sin duda sabes, las bases de datos contienen a su vez tablas. Con Access, puedes almacenar todas las tablas que desees en un solo archivo, junto a formularios, informes o estadísticas.

Todas las bases de datos inmobiliarias con Access tienen una extensión .accdb.

Con Access, puedes:

  • Agregar nuevos datos a tu base, como por ejemplo, nuevas propiedades o clientes de tu inmobilaria.
  • Modificar datos que ya están incluidos, como por ejemplo, de «en venta» a «vendido».
  • Eliminar información, por ejemplo, si una propiedad se vende o se alquila.
  • Organizar y ver los datos de diferentes formas, por ejemplo, si quieres ver las propiedades vendidas en una determinada localidad o código postal.
  • Compartir los datos con otras personas. Existen multitud de formas de hacerlo, además de muchas herramientas online que admiten bases de datos en formato de Access.

Plantilla de Access para inmobiliaria: Ejemplo de base de datos en video

En este tutorial podrás aprender cómo se hace una base de datos para que tengas tu propia plantilla de access para tu inmobiliaria

¿Cómo hacer una base de datos inmobiliaria gratis en Excel?

Si Access te resulta intimidante, siempre puedes quedarte con Excel. Es una herramienta de sobra conocida para agentes inmobiliarios y gestores de negocios de todos los tamaños.

Como sin duda sabes, Excel puede incluir información numérica, que permite hacer cálculos automáticos y también información de texto.

Vamos a centrarnos en esta última, aunque puedes combinarla con toda la información numérica que desees.

Lo primero que debes hacer es crear un archivo con el nombre que desees.

A continuación, crear una o varias hojas, según tus necesidades, en la esquina inferior izquierda.

Una vez que lo hayas logrado, empieza a crear una tabla con todo aquello que desees incluir en tu base de datos inmobiliaria, como nombres de clientes, tipo de propiedad, ubicación, estado de la propiedad y agente inmobiliario asignado.

Es importante que entiendas que esta base de datos inmobiliaria en Excel se puede complicar todo lo que desees. Cuantos más datos incluyas, más análisis podrás llevar a cabo, siempre y cuando no te abrumen los datos e impidan que tomes decisiones.

Tablas dinámicas

Si eres usuario avanzado de Excel conocerás el término «tablas dinámicas«. Este tipo de tablas permiten incluir datos dentro de cada celda, de forma que con un solo clic puedes visualizar el estado de tu negocio inmobiliario.

Por ejemplo, si quieres saber cuál de tus vendedores ha generado mayores ingresos en las últimas semanas, solo tendrás que filtrar la información por el nombre de cada uno de ellos.

Si, además, incluyes una tabla dinámica para cada vendedor, podrás incluir sus operaciones recientes, la rentabilidad de las mismas, el número de propiedades que gestiona o si está o no de vacaciones.

La buena noticia de Excel es que en caso de que necesites una tabla dinámica, no es necesario crearla paso a paso. La programación VBA te permite generar tablas con filas, columnas y filtros con solo ejecutarlo.

En este vídeo podrás ver un tutorial de cómo crear una base de datos en Excel.

 

¿Ya tienes una base de datos inmobiliaria? ¿Por qué formato te has decidido? Te esperamos en los comentarios para responder a todas tus preguntas.

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