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¿Qué es un crm inmobiliario y cómo funciona para inmobiliarias?

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¿Te gustaría saber qué es un CRM inmobiliario y cuáles son sus funciones? Esta fantástica herramienta proporciona una gran variedad de beneficios y ventajas a las inmobiliarias.

No cabe duda de que dentro de este sector se llevan a cabo una multitud de tareas. En ocasiones, los agentes inmobiliarios llegan a sentir cierto estrés, puesto que en una misma jornada pueden dedicarse a cerrar una transacción, captar inmuebles nuevos, atender llamadas, enseñar pisos a usuarios interesados… Por ello, mantener un orden y control de cada una de las gestiones resulta fundamental para mejorar la calidad de los servicios y hacer que los empleados trabajen de forma óptima y productiva. A todo esto y mucho más puede ayudarte un CRM inmobiliario.

¿Qué es un CRM inmobiliario?

Seguro que ya sabes qué es una inmobiliaria y que hace pero que significa CRM. Si aún no conoces este tipo de sistema, ¡no te preocupes! Comenzaremos explicando de forma sencilla en qué consiste para que no te quede ninguna duda al respecto.

Sus siglas proceden del inglés Custom Relationship Management, lo cual se traduce como “gestión de relaciones entre los clientes”. Podemos definir el CRM inmobiliario como un software cuya función se basa en la gestión de relaciones entre la agencia inmobiliaria y sus clientes o usuarios interesados en algunos de los servicios.

Este tipo de programa, tal y como veremos más adelante, proporciona una infinidad de ventajas y beneficios para la inmobiliaria y sus agentes, puesto que se produce una mejora de la productividad al acelerar ciertos procesos rutinarios.

De forma general, las principales funciones que lleva a cabo este sistema son:

  • Gestión de la web inmobiliaria.
  • Gestión y control de los datos de clientes.
  • Gestión de visitas.
  • Gestión de colaboración entre varios profesionales inmobiliarios (MLS inmobiliaria).

Si lees nuestro artículo, estamos seguros de que conocerás todos los aspectos relevantes de estos programas. De este modo, podrás valorar si tu agencia inmobiliaria realmente requiere de su uso.

Tipos de CRM inmobiliarios que existen

Actualmente, se comercializan diferentes tipos de CRM en el mercado. Los más relevantes son los siguientes:

CRM genérico

Lo normal es que cuando una inmobiliaria busca insertar este software en su agencia intenta seleccionar un modelo específico para el sector. No obstante, también se encuentran disponibles modelos de CRM genéricos que son más económicos.

Este tipo de programa no está orientado a ningún sector empresarial, de ahí su nombre. Puede que te preguntes si realmente cubrirá las necesidades de tu agencia. Lo cierto es que dependerá de cuál escojas, pero, normalmente, todos van a proporcionarte herramientas de gestión de clientes, marketing, recopilación de datos, informes, etc.

CRM vertical

En este caso, se trata de una opción más específica. Este tipo de CRM incorpora una serie de herramientas y características más avanzadas y ajustadas al sector al que te dedicas, en este caso el inmobiliario. Por ejemplo, tendrás disponible conexión con los portales inmobiliarios para publicar anuncios automáticos de propiedades. A veces, incluso añaden servicios relacionados con la creación y el mantenimiento de las páginas web.

¿Es mejor un CRM genérico o vertical?

Para seleccionar la opción más indicada, deberás estudiar cuál es la situación de tu agencia inmobiliaria. Evidentemente, si dispones de un presupuesto suficiente, lo ideal es que selecciones un CRM vertical, puesto que contará con herramientas de mayor calidad que te ayudarán en una multitud de tareas y, por ende, lograrás los objetivos de tu agencia de forma más fácil y rápida.

En caso de que no puedas invertir demasiado, puedes escoger un CRM genérico, ya que son más económicos que los anteriores.

¿CRM inmobiliario online o instalado en el ordenador?

Por otro lado, podemos diferenciar entre los CRM online para inmobiliarias o aquellos que se instalan en el ordenador.

Hace unos años, la inmobiliaria que comprase este tipo de software debía de proceder a su instalación en un equipo. Con el paso del tiempo, se ha producido una evolución en los modelos de CRM y tenemos la posibilidad de seleccionar uno cuya función se base en la nube. A continuación, te mostramos las principales diferencias entre ambos.

Los CRM instalados en el ordenador:

  • Se adquieren a través de la compra de un disco de instalación o bien con una descarga de la web.
  • Antes de comprarlo debes asegurarte de que tu ordenador cumple con los requisitos necesarios que exige esa versión.
  • Se realiza un pago único.
  • La seguridad y el mantenimiento quedan a cargo de la agencia inmobiliaria que ha comprado el producto.
  • Para actualizarlo es probable que debas pagar al proveedor. A veces, este tipo de pago se realiza de forma anual o mensual.

Los CRM que se organizan en la nube:

  • Se contratan directamente por internet.
  • Deberás pagar una cuota mensual o anual.
  • No es necesario realizar ningún tipo de instalación.
  • No deberás hacerte cargo de los costes de mantenimiento y actualización, puesto que lo incluyen.
  • Podrás acceder a través de diferentes dispositivos: móvil, tablet, ordenador…

Por lo general, la mayor parte de agencias inmobiliarias prefieren esta segunda opción, puesto que ofrece más ventajas y resultan más versátiles. Si deseas tener una orientación sobre los precios de los CRM, continúa leyendo. Más adelante te revelamos toda la información al respecto.

¿Por qué implementar un CRM inmobiliario en tu negocio?

El motivo principal por el que deberías invertir en esta herramienta se debe a que te ofrecerá un mayor control de todas las gestiones que se lleven a cabo dentro de tu agencia inmobiliaria.

No obstante, más adelante hablaremos sobre cuándo es necesario invertir en un CRM inmobiliario y qué factores has de tener en cuenta.

¿Para qué sirve un CRM inmobiliario?

Básicamente, este programa servirá para centralizar los datos que se manejan en la inmobiliaria (clientes, colaboradores, profesionales…), automatizar tareas que se realizan con frecuencia y mejorar el servicio de tu agencia.

Para conocer de forma concreta todas las ventajas y beneficios, continúa leyendo.

Ventajas de usar un CRM inmobiliario para los agentes

Te mostramos las principales ventajas de utilizar un CRM para inmobiliarias:

Mejora la comunicación dentro del equipo

En primer lugar, este tipo de software no solo te ayudará a obtener de forma directa un mayor número de ventas, sino que proporciona beneficios y ventajas a la inmobiliaria que, posteriormente, se traducirán en un mejor servicio y, por ende, en un mayor número de ventas.
Debemos destacar la mejora de la comunicación que se produce dentro del equipo de agentes inmobiliarios. Esto hará que cada agente se encuentre más cómodo en su puesto de trabajo y ofrezca un servicio de mayor calidad.

Mejora de comunicación con usuarios externos

En una agencia inmobiliaria tendrás que ponerte en contacto con otros usuarios externos. Los programas de gestión mejorarán también la comunicación con estos sectores.

Te ayuda en la organización

¿No sabes cómo organizar la semana? ¿Siempre se te olvida alguna tarea o gestión? Esto puede provocar graves problemas en tu agencia inmobiliaria. Imagina que un usuario envía un email solicitando información y recibe la respuesta tras varios días. O lo que es peor, el email queda olvidado y no obtiene contestación. Sin duda, este hecho creará una mala imagen y un sentimiento de desconfianza.
Gracias a los programas de gestión tienes la posibilidad de anotar todas tus tareas semanales para que nada se te pase por alto. Además, también puedes asignar muchas de esas tareas a tus empleados de forma sencilla y rápida.

Se mejora la productividad

Todos los datos están centralizados, por lo que los agentes no perderán el tiempo en preguntar dudas o buscar alguna información. Esto se traduce en una mejora de la productividad dentro del equipo y en un mejor rendimiento.

Otorga un mayor sentimiento de equipo

El control y el fácil acceso a cualquier información hace que cada empleado se sienta parte del equipo y trabajará de manera más eficiente.

Los datos quedan seguros sin riesgo a perderlos

Cuando tenemos largas listas de datos de usuarios interesados, potenciales clientes y otras inmobiliarias o profesionales corremos el riesgo de que estos se extravíen o se pierdan.
El uso de un programa de gestión inmobiliaria hará que todos esos datos queden centralizados y ordenados como tú decidas.

Publicar a portales inmobiliarios

No cabe duda de que internet ha calado de lleno en numerosos sectores, por lo que la presencia de nuestra agencia inmobiliaria en el mundo online es algo crucial.

Cuando un usuario se encuentra en la búsqueda de una vivienda, ya sea para comprar o alquilar, lo primero que suele hacer es acudir a un portal inmobiliario por internet. Rara vez el primer contacto se establece a través de una agencia física. Por este motivo, deberás publicar tus anuncios en los mejores portales inmobiliarios, ya que se han convertido en una de las principales vías para obtener potenciales clientes.

El problema es que realizar manualmente cada publicación en varios portales resulta una tarea bastante tediosa y nos hará perder un tiempo el cual podríamos estar invirtiendo en otras funciones. Con un CRM inmobiliario tienes la posibilidad de automatizar todo el proceso.

En lugar de acceder a cada portal y añadir información a mano, tan solo tendrás que marcar la casilla de publicación. Esto también hará que se cometan menos errores como, por ejemplo, introducir mal los datos de un inmueble, ya que al gestionarlo a mano es poco probable que te des cuenta, pero con el CRM solo tendrás una única lista de inmuebles.

Mejora la información de las propiedades

Tu objetivo no solo debe basarse en estar presente en los mejores portales inmobiliarios, sino que también es sumamente importante que te preocupes por proporcionar una información de calidad, puesto que dichos portales darán prioridad a aquellos inmuebles que contienen excelentes datos, buenas fotos y que son más completos.

Además, si introduces poca información, no lograrás captar la atención del usuario que accede a ver el anuncio.

El CRM te notificará cuando los datos de una propiedad se encuentran incompletos o si ha sido rechazada por un portal. De este modo, podrás subsanar los errores de forma fácil y rápida.

Se ofrece un mejor servicio al cliente

Algunos usuarios que entren en tu oficina sabrán con exactitud lo que están buscando: zona de la vivienda, número de habitaciones, precio, así como otras características.

Cuando una agencia dispone de un gran número de inmuebles, mostrar el catálogo de todas las viviendas que resultan de interés para el cliente puede demorarse bastante en el tiempo. Gracias a este tipo de software de gestión inmobiliaria conseguirás una selección de inmuebles al crear la ficha del cliente. Por otro lado, te permitirá realizar una comparación de propiedades basándose en características como la ubicación, el tamaño, etc.

Imprimir carteles para el escaparate

El escaparate de tu agencia inmobiliaria te servirá como estrategia de marketing inmobiliario, puesto que irás mostrando fotografías con breves descripciones de los nuevos inmuebles que dispones. Además, también podrás añadir promociones y otro tipo de publicidad que te interese.

Para llevar a cabo esta tarea necesitarás un programa de edición fotográfica, conocimientos de manejo o un profesional que se encargue de ello y componer cada ficha una por una. Sin embargo, con el CRM agilizarás todo el proceso, puesto que muchos de ellos se pueden utilizar para crear fichas de forma instantánea. Solo tendrás que seleccionar tu modelo preferido y ¡listo!

Gestión de la página web

Tal y como hemos mencionado anteriormente, si tienes una agencia inmobiliaria, debes estar presente en internet. Crear tu propia página web inmobiliaria te ayudará a darte a conocer y a captar a tu público objetivo.

En ocasiones, mantener una web no resulta nada sencillo y puede hacer que debamos invertir una gran cantidad de tiempo. Con el uso de un CRM podrás crear tu portal inmobiliario y configurar su apariencia, blog, páginas estáticas, etc. Además, muchos de ellos resultan muy intuitivos y sencillos de manejar.

Seguimiento de la venta

Otras de sus funciones es actuar como archivo para permitir llevar un registro de todas las interacciones que se han producido entre la agencia y el cliente. Por ejemplo, tenemos la posibilidad de documentar las llamadas por teléfono, los comentarios realizados en reuniones o visitas, adjuntar correos electrónicos, etc.

A través de todas estas funciones los agentes de la inmobiliaria tendrán disponible toda la información relevante del potencial cliente y podrán recopilarla para detectar cuáles son sus necesidades y cuándo podría producirse la venta o alquiler del inmueble.

Automatización de tareas

Además de obtener una mejor gestión y organización, también podremos automatizar ciertas tareas que se repiten una y otra vez.

Análisis de los resultados

Un CRM inmobiliario te proporcionará un análisis de las acciones que has llevado a cabo en tu agencia para que compruebes cuáles han sido los resultados.

De este modo, sabrás qué gestiones han otorgado efectos positivos y cuáles son aquellos ámbitos que necesitan una modificación o mejora.

No olvides que analizar cada gestión o propuesta que se lleve a cabo en tu agencia inmobiliaria es fundamental para continuar avanzando y ofreciendo un servicio de óptima calidad.

Algunos de los datos que puedes analizar son:

  • Rendimiento de cada uno de los agentes inmobiliarios.
  • Número de clientes nuevos que han llegado a nuestra agencia.
  • Cuántas ventas se han cerrado en un tiempo determinado.
  • Resultados de algunas estrategias de marketing o campañas publicitarias que se han realizado.

¿Cómo funciona un CRM inmobiliario?

Los CRM funcionan como una plataforma unificada que permite gestionar al mismo tiempo varias acciones sin salirnos de ella. Como hemos visto a lo largo del artículo, el CRM inmobiliario no solo se trata de una mera base recopilatoria de datos en una nube, sino que ofrece otras funcionalidades. Por ejemplo:

  • Funciona como embudo de ventas. Si has concluido una llamada con un usuario interesado en algunas de las propiedades que ofreces, el CRM se encargará de pasarlo a la siguiente etapa actuando como un embudo de ventas. De este modo, sabrás cuál es el siguiente paso que debes dar y cuándo hacerlo.
  • También funcionará como recordatorio y método de organización.
  • Servirá para determinadas acciones relacionadas con las estrategias de marketing que realicemos en nuestra agencia inmobiliaria.
  • Por último, funciona como analizador de resultados.

¿Cómo usar un CRM inmobiliario?

El uso de este software para inmobiliarias suele ser muy sencillo e intuitivo para el usuario. No obstante, dependiendo del tipo que seleccionemos contará con un mayor número de herramientas o aplicaciones, por lo que su uso diferirá.

Para hacerte con este sistema solo necesitarás una buena conexión a internet y los dispositivos en los que desees utilizarlo, ya sea smartphone, tablet u ordenador. Si escoges la versión online, no requerirás de ningún tipo de instalación, tan solo basta con acceder a la url y contratar tu software de gestión inmobiliaria.

Recomendamos usar un CRM atendiendo al tamaño de la agencia inmobiliaria. De este modo, invertiremos en la opción más adecuada para nuestro negocio:

CRM para agentes inmobiliarios

Si eres un agente independiente que acaba de comenzar a trabajar en el sector, seguramente no necesitarás automatizar a gran escala ni obtener funcionalidades y herramientas sofisticadas.

En estos casos es posible utilizar un software genérico o incluso comenzar con uno gratuito. A medida que tu negocio crezca, es posible que debas pensar en algun otro tipo de CRM más completo para agentes inmobiliarios dotado de herramientas que se encarguen de gestiones de marketing, organización de tareas, analíticas y resultados, etc.

CRM para pequeñas inmobiliarias de España

Una pequeña inmobiliaria cuenta con una plantilla de agentes, por lo que, a pesar de que su número no sea elevado, tendrá otras necesidades diferentes a las de un agente independiente.

Para esta situación recomendamos un CRM inmobiliario barato pero especializado en el sector. De este modo, además de beneficiarte de todas sus ventajas, los agentes podrán organizar mejor su trabajo. Ten en cuenta que si los datos de los clientes no se encuentran centralizados, la labor de tus empleados puede resultar todo un caos.

Echa un vistazo a los CRM de gestión inmobiliaria que ofrecen planes con herramientas básicas para un equipo de trabajadores.

CRM para inmobiliarias grandes

Las inmobiliarias que cuentan con un equipo amplio de trabajadores, las asociaciones de agencias y las franquicias necesitarán un CRM inmobiliario de la mayor calidad y que ofrezca todas las herramientas posibles. De este modo, se automatizará gran parte de las tareas y se mejorará la productividad dentro la agencia inmobiliaria. Recuerda que todo ello se traduce en un mayor número de ventas y en un trato óptimo hacia el cliente.

Características de un CRM Inmobiliario

Las características más destacadas de un CRM para inmobiliaria son las siguientes:

  • Proporcionan una base de datos centralizada y diferenciada en segmentos.
  • Ayudan a gestionar inmuebles.
  • Nos permite llevar un seguimiento de las interacciones con los clientes o usuarios interesados en nuestros servicios.
  • Podremos seguir también las interacciones con comerciales, profesionales u otras agencias con las que colaboremos.
  • Las tareas diarias y cotidianas se automatizan, por lo que dispondremos de un mayor tiempo para invertirlo en otras gestiones, por ejemplo, el trato directo con el cliente.
  • Se realiza una publicación automática en portales inmobiliarios gratuitos y de pago.
  • Nos permite crear y mantener nuestra web.
  • Ofrece informes y analíticas automáticas de cualquier información que estimemos oportuna: campañas de publicidad, número de ventas, usuarios que acceden a nuestra web o blog, etc.
  • Son sistemas intuitivos y de fácil manejo.
  • En ocasiones, lograremos un mayor ahorro en programas tecnológicos o en la contratación de ciertos profesionales.
  • Nos ayudará en la gestión de publicidad de nuestra agencia inmobiliaria.
  • Existen diversos tipos según las herramientas que ofrecen, por ello, el precio variará.

CRM Inmobiliario como estrategia de negocio

Los CRM para inmobiliarias no solo deben ser percibidos como una herramienta más que ayudan a la organización y gestión de tareas, puesto que es necesario tener en cuenta que estos programas forman parte de una estrategia para mejorar las ventas en nuestra agencia inmobiliaria.

Normalmente, se suele reservar un dinero para destinarlo a campañas marketing o publicidad, la realización de una web, el contenido de un blog, etc. Sin duda, estas acciones son relevantes, pero el CRM debe ser percibido como una inversión más que se debe llevar a cabo en determinadas situaciones para aumentar las ventas y ofrecer un mejor trato a los clientes.

Como has podido comprobar, ofrece:

  • Ventajas directas: recopilación de datos, automatización de tareas para mejorar la productividad, recordatorios, etc.
  • Ventajas indirectas: todos los beneficios directos hacen que el trato se vuelve más personalizado y eficaz hacia cliente y lograremos que este confíe en nuestros servicios para aumentar las ventas.

¿Cuándo utilizar un CRM inmobiliario?

Si tienes dudas sobre si debes utilizar o no un CRM inmobiliario, lo ideal es que antes de dar el paso evalúes una serie de factores que te ayudarán a tomar la mejor decisión para tu agencia:

  • Revisa tu presupuesto. Calcula cuál será el coste de implementar este software de gestión inmobiliaria para saber si puedes permitirtelo. Ten en cuenta que además del precio deberás formar a los empleados si se trata de una versión algo más técnica.
  • Analiza cuáles son los puntos débiles de tu agencia inmobiliaria para comprobar si el uso del CRM te ayudará a solventarlos. En caso contrario, quizá debas priorizar tu inversión a otros ámbitos.
  • Compara varios proveedores. Puede que por el momento tu agencia solo cuente con varios agentes, pero si estás pensando en crecer y aumentar tu equipo de empleados, necesitarás un software que se adapte al crecimiento de tu inmobiliaria. Por ejemplo, lo ideal es que el CRM te permita añadir nuevas herramientas y funciones según las requieras. De este modo, ahorrarás dinero y solo tendrás aquellas funcionalidades que realmente necesitas.

¿CRM inmobiliario gratuito o de pago?

Hasta el momento nos hemos centrado básicamente en los CRM como un tipo de software de pago. No obstante, también podemos encontrar versiones gratuitas.

Existen incluso proveedores específicos del sector inmobiliario que ofrecen CRM totalmente gratis. El principal problema de esta opción es que, como ya imaginarás, es muy limitada y no proporciona todas las ventajas de las versiones de pago. Sin embargo, puede que si aún estás dudando sobre si invertir en un programa de gestión para tu inmobiliaria, te sirva como prueba del sistema. Tras adquirir la versión gratuita, conocerás las herramientas más básicas de un CRM.

Las ventajas de apostar por una versión de pago son las siguientes:

  • Tendrás a tu alcance una multitud de herramientas.
  • El software estará diseñado de forma especial para cubrir todas las necesidades de tu sector.
  • Cuentas con el respaldo de la empresa para solventar cualquier problema o actualizar el sistema.

¿Cuanto cuesta un CRM inmobiliario?

Centrándonos en las versiones de pago, el precio de un CRM inmobilirio variará en función de las herramientas que desees contratar. Cuanto más completo sea, su precio será mayor.

Dentro del mercado existen software de muchos precios, puedes contratar un crm inmobiliario desde 30 euros/mes hasta otros que superan incluso los 100 euros/mes.

Imagina que compras un CRM inmobiliario de gama media cuyo precio ronda los 60 euros aproximadamente. Si con sus aplicaciones y servicios logras reducir unas cuantas horas mensuales de tu trabajo, le estarás sacando beneficios, puesto que dispondrás de más tiempo para vender viviendas.

¿Conviene a tu agencia inmobiliaria?

Podemos asegurar que en todas las agencias inmobiliarias conviene el uso de un CRM inmobiliario. No obstante, es sumamente importante que prestemos atención a una serie de factores para seleccionar entre una versión u otra. De este modo, evitarás realizar una inversión poco acertada.

En caso de que no cuentes con un presupuesto elevado, te recomendamos contratar un CRM general o incluso probar opciones gratuitas para familiarizarte con el sistema y comprobar cuáles son sus herramientas más básicas.

Por otro lado, consideramos que este programa no debe faltar en agencias inmobiliarias que cuentan con un amplio número de agentes contratados, puesto que llevar a cabo todas las gestiones de forma manual provocará una falta de organización y se cometerán fallos relevantes.

Conclusiones

Los CRM para inmobiliarias no solo consisten en bases de recopilación de datos, sino que nos permiten llevar a cabo numerosas acciones que provocarán tanto directa como indirectamente un mayor número de ventas y un crecimiento de nuestra agencia inmobiliaria.

Esperamos que hayas despejado todas tus dudas sobre qué es un CRM inmobiliario y para qué sirve. Después de conocer sus ventajas y beneficios, ¿lo consideras una herramienta útil para una inmobiliaria?

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